Emlak Danışmanlarıyla Çalışma Kuralları Nasıl Yazılır? Müteahhit İçin Madde Madde Rehber

Danışmanlarla yaşanan anlaşmazlıkların çoğu kötü niyetten değil, belirsizlikten çıkar. Bir danışmana telefonda söylenen indirim, diğerine söylenmemişse ya da aynı müşteriyi iki danışman getirdiğinde kimin öncelikli olduğu konuşulmamışsa, sorun satışın en hassas anında ortaya çıkar.

Yazılı kural metni üç işi birden yapar: danışmana neyle karşılaşacağını önceden gösterir, satış ekibinizin her danışmana aynı cevabı vermesini sağlar ve bir itiraz geldiğinde neye bakılacağını belirler. Metin hukuki sözleşmenin yerini tutmaz; sözleşmeye eklenen ya da sözleşmenin atıf yaptığı bir çalışma prosedürü gibi düşünün. Bağlayıcılık ve sözleşme dili için hukuk danışmanınızın görüşünü alın.

• Tek metin, tek sürüm: her danışman aynı belgeyi alır.
• Her kural bir olaya bağlanır: 'zamanında bildirmek' değil, 'sisteme kayıt saati' gibi.
• Metnin altında yürürlük tarihi ve sürüm bilgisi bulunur.
• Değişiklikler geçmiş kayıtlara değil, yayınlandıktan sonraki işlemlere uygulanır.

En çok tartışma yaratan madde budur, bu yüzden en net yazılması gereken de budur. Öncelik kuralını 'müşteriyi ilk getiren' gibi yoruma açık ifadelerle değil, kayıt anına bağlayarak yazın. Kaydın hangi bilgilerle yapılacağını (ad soyad, telefon, ilgilendiği daire tipi) ve kaydın ne kadar süre geçerli olacağını belirtin; süreyi projenizin satış hızına göre siz belirleyin.

Kaydın geçerli sayılması için müşteriyle gerçek bir temas şartı koymak, liste halinde isim yığılmasını önler. Örneğin kayıttan sonra belirli bir süre içinde sunum ya da ziyaret gerçekleşmezse kaydın düşmesi gibi.

Müşteri satış ofisinize doğrudan gelirse ne olacağını da yazın. Ofis personeli, gelen kişiye bir danışmanla görüşüp görüşmediğini sormalı ve sistemdeki kayıtlara bakmalıdır. Bu adım yazılı değilse, danışman güveni ilk doğrudan gelen müşteride kaybolur.

• Örnek madde: 'Müşteri önceliği, müşterinin ad, soyad ve telefon bilgisiyle sisteme ilk kaydedildiği an esas alınarak belirlenir.'
• Örnek madde: 'Kayıt, belirlenen süre içinde sunum ya da proje ziyareti ile desteklenmezse geçerliliğini yitirir.'
• Örnek madde: 'Satış ofisine doğrudan başvuran kişi için önce mevcut kayıtlar kontrol edilir; geçerli bir danışman kaydı varsa süreç o danışmanla yürütülür.'
• Aynı müşteri için iki kayıt varsa hangisinin geçerli olduğu tek cümleyle yazılır.

Danışmanın müşteriye söylediği her rakam, sizin adınıza verilmiş bir söz gibi algılanır. Bu yüzden kural metninde danışmanın yalnız yayınlanmış güncel fiyat listesini ve ödeme planlarını kullanabileceğini açıkça yazın. İndirim, takas, ödeme planı esnetme gibi taleplerin danışman tarafından değil, sizin yazılı onayınızla verileceğini belirtin.

Fiyat değişikliklerinin danışmana nasıl duyurulacağını ve verilmiş tekliflerin ne kadar süre geçerli kalacağını da kurala bağlayın. Danışman müşteriye teklif gönderdikten sonra fiyat değişirse hangi rakamın geçerli olduğu yazılı değilse, hem müşteri hem danışman sizi sorumlu tutar.

• Örnek madde: 'Danışman, müşteriye yalnız yayınlanmış güncel fiyat listesi ve ödeme planlarını sunar.'
• Örnek madde: 'Listede yer almayan indirim, takas ya da özel ödeme koşulu için müteahhidin yazılı onayı gerekir.'
• Örnek madde: 'Yazılı olarak gönderilen teklif, üzerinde belirtilen geçerlilik süresi boyunca bağlayıcıdır.'
• Satılmış ya da opsiyonlu dairelerin müşteriye sunulmayacağı ayrı bir madde olarak yazılır.

Projenizin dışarıdaki görüntüsü, danışmanların ilanlarıyla şekillenir. Aynı daire için farklı fiyatlarla, farklı görsellerle ya da gerçeği yansıtmayan ifadelerle çıkan ilanlar alıcı güvenini zedeler. Kural metninde ilan verip veremeyeceklerini, verirlerse hangi görselleri ve hangi açıklama metnini kullanacaklarını belirtin.

İlan yayınında danışmanın yetki ve kayıt yükümlülükleri ile ticari elektronik ileti kuralları gibi yasal sorumlulukları danışmanın kendisine aittir; bunu metinde hatırlatın. Güncel mevzuat şartlarını ilgili resmi kaynaktan kontrol edin.

• Yalnız sizin sağladığınız güncel görseller, kat planları ve tanıtım dosyası kullanılır.
• İlanda fiyat yazılacaksa güncel listedeki fiyat yazılır; yazılmayacaksa bu da kural olarak belirtilir.
• Teslim tarihi, ruhsat durumu, sosyal alanlar gibi konularda yalnız sizin yazılı olarak verdiğiniz bilgi aktarılır.
• 'Son daire', 'yarın zam geliyor' gibi doğrulanmamış baskı ifadeleri kullanılmaz.
• Danışmanın kendi adına müteahhit gibi görünmesine yol açan ifadeler kullanılmaz.

Satış sözleşmesi sizinle müşteri arasında yapılır; danışman bu sürecin tarafı değildir, müşteriyi getirir ve süreci takip eder. Kural metninde bu ayrımı açık yazın: danışmanın müşteri adına ödeme almayacağını, sözleşme imzalamayacağını, sizin adınıza taahhütte bulunmayacağını belirtin.

Rezervasyon ya da opsiyon nasıl alınır, ne kadar süre geçerlidir, süre dolunca daire ne zaman tekrar satışa açılır: bu adımları sırayla yazın. Ödemelerin yalnız sizin hesabınıza yapılacağını müşteriye de danışmana da aynı cümleyle bildirin.

• Adım 1: Danışman müşteri kaydını yapar ve uygun daireleri güncel listeden seçer.
• Adım 2: Müşteri talebini yazılı olarak iletir, siz dairenin müsaitliğini teyit edersiniz.
• Adım 3: Opsiyon ya da rezervasyon sizin onayınızla ve belirlediğiniz süreyle açılır.
• Adım 4: Sözleşme ve ödeme doğrudan sizinle müşteri arasında yapılır.
• Adım 5: Süre dolan opsiyon otomatik olarak düşer ve daire tekrar listeye döner.

Danışmanın en çok merak ettiği konu, emeğinin karşılığını hangi koşulla alacağıdır. Hak edişin doğduğu olayı tek ve net bir olaya bağlayın: örneğin satış sözleşmesinin imzalanması ya da ilk ödemenin hesabınıza geçmesi. Tutarı ya da oranı, ödeme takvimini ve fatura şartlarını danışmanla yaptığınız sözleşmede yazın; güncel vergi uygulamalarını mali müşavirinizle ve resmi kaynaklardan kontrol edin.

Satışın iptal edilmesi, müşterinin cayması ya da ödeme planının değişmesi durumunda hak edişin ne olacağını önceden yazmazsanız, bu durumlar ilk kez yaşandığında pazarlık konusu olur. Ayrıca kayıt süresi dolduktan sonra aynı müşteri dönüp satın alırsa ne olacağını da belirtin.

• Hak edişi doğuran olay tek cümleyle yazılır.
• Ödeme zamanı, olaydan sonra ne kadar süre içinde yapılacağı şeklinde belirtilir.
• İptal ve cayma durumundaki uygulama ayrıca yazılır.
• Kayıt süresi geçtikten sonra gelen satışlar için kural belirtilir.
• Ödeme için gereken belgeler (fatura, kimlik ve banka bilgisi) listelenir.

İki danışman aynı müşteri için hak talep ettiğinde ya da bir danışman listede olmayan bir indirim vaat ettiğinde ne yapılacağı önceden bilinmelidir. Kural metninde itirazın kime, hangi kanaldan ve hangi süre içinde yapılacağını yazın. Karar verilirken yalnız kayıtlara bakılacağını belirtmek, tartışmayı kişisel olmaktan çıkarır.

Danışmanın müşteri kaydı, gönderdiği teklif ve sunum geçmişi tek bir sistemde tutulduğunda bu kontrol dakikalar alır. Projedar gibi kayıt altyapıları bu amaçla kullanılır: kayıt saati ve gönderilen teklif kim baksa aynı görünür, siz de satışın tarafı olmayan ortak bir kayda dayanarak karar verirsiniz.

İhlal yaptırımlarını kademeli yazın: önce uyarı, tekrarında projeden çıkarılma gibi. Yaptırımın her danışmana aynı uygulanması kuralların inandırıcılığını belirler.

• İtiraz kanalı ve yetkili kişi unvanıyla belirtilir.
• Karar dayanağı: sistem kayıtları ve yazılı yazışmalar.
• Yaptırımlar kademeli ve önceden ilan edilmiş olur.
• Karar danışmana yazılı ve gerekçeli bildirilir.

Yazılmış ama okunmamış kural metni işe yaramaz. Danışman projeye ilk kez katıldığında metni almalı ve okuduğunu onaylamalıdır. Proje eğitiminin ilk bölümünü bu kurallara ayırın; özellikle müşteri kaydı, fiyat yetkisi ve hak ediş maddelerini örnek bir senaryo üzerinden anlatın.

Kuralları değiştirmeniz gerektiğinde değişikliği tüm danışmanlara aynı anda, aynı kanaldan duyurun ve yürürlük zamanını belirtin. Projedar üzerinden çalışıyorsanız proje sayfasındaki bilgiler ve duyurular tüm danışmanlara aynı anda ulaşır; farklı WhatsApp gruplarına ayrı ayrı mesaj atmak, eski sürümün dolaşımda kalmasına yol açar.

• İlk katılımda metin ve okundu onayı.
• Proje eğitiminde kurallar için ayrı bölüm.
• Değişiklikte tek kanaldan toplu duyuru ve yürürlük zamanı.
• Eski sürümlerin arşivde tutulması: geçmiş bir işlem o tarihteki kurala göre değerlendirilir.
• Belirli aralıklarla danışmanlardan geri bildirim alıp belirsiz maddeleri sadeleştirme.